Konga versione 1.6.0 (fatturazione elettronica)

È stata rilasciata la versione 1.6.0 di Konga (aggiornamento del 21/12/2018 – è disponibile la versione 1.6.1). Si tratta della prima versione che permette – tramite il nuovo modulo “L” (Legal Solution) – la gestione integrata delle fatture elettroniche. Qui sotto sono riportate le differenze principali rispetto alla versione precedente (1.4.7.2).

• Aggiunto il nuovo modulo “L”: supporto alla fatturazione elettronica
• Aggiunto il nuovo modulo “X”: supporto alla crittografia dei dati sia a livello di database che di backup
• Aggiunta la storicizzazione degli archivi: è ora possibile spostare gli esercizi più vecchi in un database storico in modo da alleggerire il database principale
• Aggiunta compatibilità con MySQL 8.x
• Aggiunto il supporto per l’esecuzione di azioni esterne sul server in risposta a inserimenti/aggiornamenti/cancellazioni di schede o all’esecuzione di elaborazioni
• Aggiunta la possibilità di generare i movimenti scontrino batch nella stessa data degli scontrini
• Aggiunta la possibilità di omettere i lotti/matricole dalla stampa degli scontrini
• Aggiunta la gestione di eventi utente: è ora possibile aggiungere, modificare e cancellare eventi personalizzati per qualsiasi tipo di record
• Aggiunto un gestore integrato di pacchetti Python per facilitare l’installazione di librerie di scripting aggiuntive
• Migliorata la gestione delle password utenti: è ora possibile impostare una scadenza alle password e un livello di sicurezza minimo per le stesse
• Correzioni varie

Le modalità di aggiornamento sono quelle usuali: tramite l’aggiornamento automatico^**, oppure la nuova versione può essere scaricata utilizzando i link che trovate nella pagina di download del sito di EasyByte Software.

ATTENZIONE: Gli utenti macOS con versioni di sistema operativo precedenti la versione 10.12 non potranno eseguire l’aggiornamento automatico, bensì dovranno scaricare la nuova versione dalla pagina di download, avendo cura di selezionare il programma di installazione per le versioni “legacy” del sistema operativo (dalla versione 10.8 alla versione 10.11).

La documentazione on-line è stata aggiornata e si può consultare a questo indirizzo: http://public.easybyte.it/docs/1.6.0/

Di seguito troverete una descrizione dettagliata delle maggiori novità della versione 1.6.0.

Modulo “L” (Legal Solution)

Gli utenti del modulo “L” hanno accesso ad un nuovo archivio denominato “documenti elettronici”, in questo archivio è possibile gestire i file XML in formato Fattura-PA sia per la pubblica amministrazioni, sia per i privati. L’archivio dei documenti elettronici può essere alimentato in tre modalità:

• Viene emessa una fattura ad un cliente utilizzando Konga (modulo “V”) e – se configurato in configurazione azienda – il programma genera una nuova scheda nell’archivio al momento della conferma della fattura
• Esiste un contratto attivo con 2C Solution per il servizio di invio/ricezione/conservazione delle fatture elettroniche e si ricevono automaticamente – via web service – i dati delle fatture passive (da fornitore), ogni file XML ricevuto crea una nuova scheda nell’archivio dei documenti elettronici
• L’utente importa nell’archivio dei documenti elettronici uno o più file XML in formato fattura-PA, ogni file XML importato crea una nuova scheda nell’archivio documenti elettronici

ATTENZIONE: per gli utenti che hanno stipulato il contratto per l’invio, la ricezione e la conservazione integrata con la 2C Solution, è importante che nella tabella azienda venga indicato il numero di partita IVA corretto ed inoltre che venga specificato anche il codice ISO della nazione corretto (usualmente IT).

Documenti elettronici

Ogni scheda dell’archivio dei documenti elettronici deve essere abbinata ad un file XML che contiene uno o più documenti emessi o ricevuti. Ad ogni documento elettronico viene assegnata la tipologia “Attivo” (fatture a clienti, note di credito a clienti) o “Passivo” (fatture da fornitori o note credito da fornitori) a seconda della partita IVA del cessionario presente nel file XML.

Il campo “Stato” del documento elettronico viene usualmente aggiornato automaticamente da Konga ed aiuta a tenere traccia di eventuali anomalie nell’invio e/o nella consegna dei file XML.

I documenti elettronici di tipo passivo sono usualmente in uno di due stati: “Ricevuto” o “In Conservazione“. Lo stato “Ricevuto” è lo stato iniziale dei documenti passivi e viene assegnato al momento della ricezione dal SDI o al momento dell’importazione in Konga. Lo stato “In Conservazione” viene assegnato nel momento in cui Konga trasmette all’intermediario le informazioni necessarie alla conservazione sostitutiva del documento: data di registrazione IVA, protocollo IVA e sezionale.

I documenti elettronici di tipo attivo possono avere i seguenti stati:

• Da inviare
• Sospeso
• In Attesa Esito
• Accettato da PA
• Rifiutato da PA
• Scartato da SDI
• Decorrenza Termini
• Scartato da intermediario
• Consegnato
• Trasmesso senza recapito
• Mancata consegna

Un documento elettronico attivo verrà creato inizialmente nello stato “Sospeso” o “Da Inviare“, questo stato iniziale può dipendere da diversi parametri: (1) nella sezione legal solution della configurazione dell’azienda è possibile indicare qual è lo stato iniziale per i documenti elettronici, (2) ogni tipologia di documento (Tabelle -> Vendite -> Tipologie documenti) ha la possibilità di avere uno stato iniziale che verrà utilizzato per i documenti elettronici di quella tipologia e (3) ogni documento fiscale ha il proprio stato iniziale che viene ereditato dalla tipologia documento e che comunque può essere assegnato dall’utente.

I documenti elettronici che hanno lo stato “Da Inviare“, vengono inviati automaticamente e periodicamente al SDI senza necessità dell’intervento dell’utente. I documenti elettronici nello stato “Sospeso” possono essere inviati al SDI sia cambiando lo stato in “Da Inviare”, sia utilizzando la funzionalità di invio immediato presente nella barra degli strumenti.

Una volta inviato al SDI un documento elettronico passa nello stato “In Attesa Esito” e Konga periodicamente controlla la presenza di eventuali esiti ricevuti dal SDI. L’esito più comune sarà il passaggio nello stato “Consegnato” e riguarda le fatture verso i privati (aziende e persone fisiche). Per le fatture emesse verso le pubbliche amministrazioni gli stati successivi possono essere diversi:

• Accettato da PA: l’ente pubblico ha accettato la fattura (equivale al “Consegnato” dei privati)
• Rifiutato da PA: l’ente pubblico ha rifiutato la fattura, usualmente indicando la motivazione del rifiuto, in tal caso si può decidere se modificare il documento elettronico e provare a inviarlo nuovamente con lo stesso numero, oppure emettere una nota di credito e quindi emettere una nuova fattura con il corrispondente documento elettronico.
• Decorrenza Termini: l’ente pubblico ha lasciato trascorrere 15 giorni senza accettare o rifiutare la fattura, la fattura si considera comunque emessa e accettata.

I restanti stati dei documenti elettronici identificano normalmente un qualche tipo di problema nell’invio o nella consegna:

• Scartato da SDI: occorre verificare il contenuto del file XML e tentare un nuovo invio
• Scartato da intermediario: occorre verificare il contenuto del file XML e tentare un nuovo invio
• Trasmesso senza recapito, Mancata consegna: in questi casi la fattura si considera emessa, ma è necessario assicurarsi che il destinatario l’abbia ricevuta o la riceva anche tramite canali diversi dal SDI (ad esempio per posta elettronica)

Per tenere traccia dei documenti ricevuti e dei documenti inviati che non sono andati a buon fine, Konga prevede due pulsanti denominati “Attivi” e “Passivi” nella barra degli strumenti nella visione a lista. 

Il pulsante “Attivi” mostrerà un “badge” verde con il numero dei documenti elettronici che sono in uno stato non definitivo e che non richiede intervento dell’utente (Da Inviare oppure In Attesa Esito); al contrario, se ci fossero dei documenti in uno stato che richiede l’intervento dell’utente, il “badge” avrà la colorazione rossa. Eseguendo un clic sul pulsante verrà mostrata la lista dei documenti che non hanno ancora uno stato definitivo e/o dei documenti che richiedono l’attenzione dell’utente.

In modo simile il pulsante “Passivi” evidenzia con un “badge” rosso il numero dei documenti passivi che non risultano ancore registrati in contabilità.

Configurazione dell’azienda – Legal solution

Il comportamento delle attività automatiche gestite dal modulo “L” può essere definito tramite la sezione “Legal solution” della configurazione dell’azienda, occorre impostare la tipologia delle attività automatiche abilitate per i documenti elettronici:

• Nessuna: Il programma non riceve e non invia automaticamente i documenti elettronici
• Solo invio: il programma invia automaticamente i documenti elettronici attivi (a cliente) che sono nello stato “Da Inviare”
• Solo ricezione: il programma riceve automaticamente i nuovi documenti elettronici passivi (da fornitore)
• Invio e ricezione: il programma esegue automaticamente sia le operazioni di invio, sia quelle di ricezione

N.B. Se nell’archivio esistono dei documenti elettronici in uno stato non sia finale, gli esiti di questi documenti elettronici vengono comunque ricevuti, anche se l’impostazione è “Nessuna”.

Abilita la generazione automatica dei documenti elettronici alla conferma dei documenti fiscali: questa opzione deve essere abilitata nel momento in cui si desidera passare alla fatturazione elettronica. Una volta abilitata, ogni volta che verrà confermata una fattura o una nota di credito Konga creerà automaticamente la scheda corrispondente nell’archivio dei documenti elettronici (che conterrà anche il file XML in formato fattura-PA).

Allega PDF dei documenti fiscali alla generazione dei documenti elettronici: abilitando questa opzione, tutti i file XML delle fatture elettroniche conterranno anche un allegato con la versione PDF del documento. Attenzione: verificare la dimensione del file PDF che verrà allegato, perché l’intermediario potrebbe addebitare dei costi aggiuntivi se il file XML della fattura elettronica ha una dimensione troppo grande.

Crea nuovi documenti elettronici con stato: i nuovi documenti elettronici possono essere creati nello stato “Da Inviare” o “Sospeso”, nel primo caso la trasmissione sarà automatica, nel secondo caso sarà l’utente che dovrà decidere quando trasmettere al SDI il documento elettronico.

Data e Ora di ultima ricezione documenti elettronici: questo parametro indica l’ultima attività automatica di ricezione dei documenti elettronici, può essere utile modificarlo nel caso sia necessario scaricare nuovamente dei documenti elettronici già ricevuti (ad esempio nel caso di ripristino di un database da una copia di sicurezza).

Limita la cancellazione dei documenti elettronici: normalmente Konga limita la cancellazione dei documenti elettronici in base allo stato del documento, permettendo di cancellare solo quelli negli stati “Da Inviare”, “Sospeso” e “Scartato da intermediario” (e quelli in stato “Ricevuto” se non hanno un ID SDI, ovvero se sono stati acquisiti manualmente). In alcuni casi particolari potrebbe essere necessario eliminare anche i documenti elettronici che sono negli stati “definitivi” e che quindi Konga non permette di eliminare. Deselezionando questa opzione, si abilita quindi la possibilità di cancellare anche i documenti elettronici che sono negli stati “definitivi”.

Campi obbligatori per la messa in conservazione: Protocollo IVA, Data IVA e sezionale (ovvero il codice del registro IVA) sono i dati minimi necessari che devono essere assegnati ad un fattura passiva perché passi correttamente in conservazione sostitutiva, queste opzioni permettono di aggiungere eventualmente anche il numero di registrazione e la data di registrazione.

Registrazione in prima nota dei documenti elettronici

Nella tabella dei codici fissi, sezione contabilità, ora è possibile inserire le causali contabili ed i sottoconti di costo e di ricavo di “default”, che verranno utilizzati per proporre la registrazione di prima nota in base ai dati presenti nel file XML del documento elettronico.

Utilizzando il pulsante “Registra prima nota” presente nelle schede dei documenti elettronici, Konga apre una nuova registrazione di prima nota pre-compilandola con i dati presenti nel file XML e con le causali e i sottoconti specificati nella tabella dei codici fissi. Se è stato abbinato un sottocosto di ricavo-costo preferito nella scheda del cliente-fornitore, Konga proporrà come contropartita il sottoconto abbinato al cliente-fornitore al posto di quello indicato nei codici fissi.

Modulo “X” (Crittografia dei dati)

Nella versione 1.6.0 è possibile acquistare e abilitare il modulo “X” per la crittografia dei dati. Questo modulo può essere utile per soddisfare i requisiti della normativa relativa al GDPR. Il modulo per la crittografia dei dati permette di crittografie il contenuto dei database SQLite e dei file di back-up creati da Konga.

Storicizzazione degli archivi

In questa versione è stato aggiunto il comando “Archivia esercizio” nel menù Manutenzione. Questo comando permette di trasferire tutti i dati di un esercizio contabile e/o di magazzino in un database deputato alla raccolta dei dati “storici”. Archiviando gli esercizi più vecchi è possibile alleggerire la mole di dati presente nel database di uso quotidiano e di conseguenza avere delle migliori prestazioni durante la consultazione e l’inserimento. L’operazione di archiviazione è diversa a seconda che sia la prima volta che si archivia un esercizio oppure che sia un’archiviazione successiva alla prima: la prima volta che si archivia un esercizio, Konga esegue una copia del database e la etichetta come “storico”, quindi elimina l’esercizio selezionato dal database di partenza. Le archiviazioni successive alla prima invece, trovando già un database storico esistente, trasferiscono i dati dell’esercizio selezionato nel database storico e quindi eliminano l’esercizio dal database di uso quotidiano. Il database storico creato dall’operazione di archiviazione dell’esercizio viene automaticamente impostato nella modalità di “sola lettura” e non è possibile apportare modifiche ai dati presenti al suo interno.

Gestione degli eventi dell’utente

Utilizzando il pulsante “Info” vengono visualizzati gli eventi abbinati alla scheda, sino alla versione 1.4.7 gli eventi venivano registrati automaticamente da Konga e non era possibile per gli utenti annotare degli eventi esterni, a partire dalla versione 1.6.0 è possibile inserire nuovi eventi e modificare quelli esistenti. Questa funzionalità è disponibile per tutte le tipologie di archivi e tabelle.

Configurazione del database – Nuova gestione delle password degli utenti

Nel pannello “Sicurezza” della configurazione del database è ora possibile indicare eventualmente il periodo di durata delle password degli utenti di Konga, è possibile indicare 1 mese, 3 mesi o 6 mesi. Inoltre è stata aggiunta la possibilità di definire un livello minimo di sicurezza della password: Qualunque, Basso, Accettabile, Alto e Molto Alto; i diversi livelli di sicurezza non sono legati solo alla lunghezza della password, ma anche ad un criterio di complessità.

 

^** L’aggiornamento automatico all’ultima versione non è previsto per le versioni server (daemon o servizio), questo significa che gli utenti del modulo “S” dovranno scaricare il programma di installazione e installare manualmente la versione aggiornata sulla postazione server. Per gli utenti della piattaforma Linux sarà sufficiente richiedere un aggiornamento software per scaricare il pacchetto aggiornato (da console: sudo apt-get upgrade).