Un’altra importante novità di Konga 2.0 è l’introduzione del nuovo modulo W, che comprende fascicoli e flussi di lavoro. I fascicoli possono essere considerati raccolte di collegamenti a documenti, provenienti dagli allegati di una o più schede di Konga, anche di tipologia differente. Aprendo un fascicolo si possono vedere tutti i documenti allegati da esso riferiti, ed aprire le schede originali su cui è effettivamente allegato il documento. Cancellando un allegato da una scheda, se questo era presente su uno o più fascicoli, verrà rimosso anche da essi; analogamente, quando si allega un documento ad una scheda, è possibile associarlo ad uno o più fascicoli direttamente dalla maschera degli allegati. I flussi di lavoro permettono di automatizzare l’assegnazione di un allegato ad un fascicolo, consentendo la creazione automatica di fascicoli in base alle regole stabilite dall’utente.

La nuova maschera di gestione allegati

La maschera di gestione allegati in Konga 2.0 presenta diverse novità per l’integrazione con i fascicoli. La prima e più evidente è la presenza di un pulsante Fascicoli nella parte in basso a sinistra, che consente di aggiungere o rimuovere manualmente l’allegato selezionato da uno o più fascicoli. Altra cosa da notare è che ogni allegato adesso ha anche una Tipologia di allegato, che è un modo ulteriore di classificare i documenti allegati; è possibile definire le tipologie tramite la tabella omonima.

Entrando nel dettaglio di un allegato, noteremo la possibilità di modificare la tipologia, nonché i tag associati all’allegato – altra importante novità di Konga 2.0. I tag sono una collezione di coppie Chiave/Valore che è possibile associare ad un documento per classificarli ulteriormente; il loro contenuto è completamente a discrezione dell’utente.

E’ possibile fare in modo che Konga assegni automaticamente uno o più tag ai documenti; al momento questa assegnazione può essere configurata da Configurazione Azienda a seguito di due possibili eventi:

• Su conferma di un documento (quando un PDF viene generato da Konga ed allegato automaticamente ad una scheda in fase di conferma)
• Su salvataggio esplicito di un allegato

Il valore dei tag automatici è dinamico: può contenere dei valori estratti dalla scheda su cui si sta allegando il documento.

Fascicoli

Come già detto, i fascicoli sono raccoglitori di collegamenti a documenti allegati. Oltre alla lista dei documenti collegati, da cui è possibile richiamare le schede di origine dei documenti, un fascicolo ha un identificativo, una cartella ed una categoria. L’identificativo serve ad identificare univocamente il fascicolo, mentre la cartella e la categoria servono entrambi a categorizzare meglio il fascicolo stesso (la categoria è obbligatoria, mentre la cartella è un testo generico facoltativo) per effettuare ricerche e filtrare i documenti desiderati. Un fascicolo può essere creato manualmente dall’utente, ma la vera potenza del sistema risiede nella possibilità di far generare automaticamente i fascicoli a Konga tramite i flussi di lavoro, e fare in modo che il flusso definisca il ciclo di vita del fascicolo, assegnandogli di volta in volta uno stato corrente in modo del tutto automatico; i possibili stati e le transizioni tra di essi sono definiti nel flusso di lavoro stesso come vedremo qui sotto.

Flussi di lavoro

Un flusso di lavoro è una macchina a stati che definisce i possibili stati in cui si può trovare un fascicolo e le transizioni tra di essi. La macchina a stati viene sempre eseguita in risposta a degli eventi, tra cui i più importanti sono l’aggiunta, la modifica o la cancellazione di un allegato dalla scheda di un documento; questo include anche i documenti PDF generati ed allegati automaticamente durante la conferma dei documenti.

In un dato momento durante la sua esecuzione, questa macchina tiene traccia del comando che ne ha scatenato l’esecuzione. Quando un fascicolo si trova in uno stato e la macchina viene eseguita in risposta ad un evento, vengono valutate le condizioni in uscita dallo stato; se almeno una condizione è verificata, il fascicolo transita allo stato collegato in uscita dalla condizione, ed il ciclo si ripete. Quando viene scatenato un evento e non esiste ancora un fascicolo con uno stato, la macchina a stati verifica tutte le condizioni iniziali del flusso; la prima di esse che risulti verificata consente il passaggio della macchina allo stato collegato, che eventualmente provvederà alla creazione di un fascicolo.

La finestra di modifica di un flusso presenta la topologia del flusso sulla destra e le proprietà dell’elemento del flusso attualmente selezionato nella topologia. Gli stati sono rappresentati da rettangoli, mentre le condizioni sono rappresentate da rombi (verdi se la condizione non ha uno stato di provenienza e quindi è una condizione iniziale); come già detto le condizioni permettono di specificare regole per il passaggio automatico da uno stato all’altro.

Uno stato oltre al nome ha un’etichetta ed un colore, che sono quelle che appariranno nella scheda di un fascicolo ad indicare il suo stato corrente. Le altre proprietà dello stato dipendono dall’azione impostata sullo stato stesso:

L’azione è ciò che avviene quando la macchina durante l’esecuzione raggiunge quello stato; quando si imposta come azione l’aggiunta ad un fascicolo nuovo o esistente, è possibile specificare l’identificativo del fascicolo in modo dinamico, ossia contenente dati estratti dalla scheda del documento che ha scatenato l’esecuzione del flusso.

Un esempio: potremmo avere una condizione iniziale che viene verificata se viene aggiunto un documento ad una scheda di Ordini Clienti con tag automatico auto_oc impostato ad 1; questa condizione potrebbe portare ad uno stato la cui azione sia l’aggiunta ad un fascicolo nuovo o esistente, con identificativo fascicolo ID-<COMMESSA> dove <COMMESSA> sarebbe presa dalla commessa dell’ordine cliente che ha scatenato il flusso. Un flusso così definito creerebbe automaticamente i fascicoli ogni qual volta venisse confermato un documento, a patto che sia opportunamente configurato il tag automatico auto_oc in configurazione dell’azienda. Una condizione successiva a questo stato potrebbe essere la generazione di un DdT per la spedizione della merce, che porterebbe ad un altro stato in cui il DdT viene allegato al fascicolo (questa volta già esistente) identificato con la stessa commessa. Le possibilità sono tantissime e dipendono dai casi d’uso; questo sistema permette di creare una gestione documentale automatica in base ai flussi di lavoro della vostra azienda.