È stata rilasciata la versione 1.4.0 di Konga. La novità principale riguarda l’aggiunta delle funzionalità necessarie per generare i file XML relativi alla “Trasmissione telematica all’Agenzia Entrate dei dati delle fatture emesse e ricevute”, qui sotto sono riportate le differenze principali rispetto alla versione precedente (1.3.2).
- Aggiunto l’archivio Dati Fatture, per memorizzare i dati delle fatture emesse e ricevute che vengono trasmessi all’agenzia delle entrate
- Aggiunta la stampa Trasmissione Dati Fatture, per popolare l’archivio dati fatture e generare il file XML nel formato definito dall’agenzia delle entrate
- Aggiunto il supporto al cloud: è ora possibile salvare i backup dei database, le immagini e gli allegati direttamente nel cloud
- Aggiunta la “barra rapida di stampa” per mostrare i pulsanti delle stampe contestuali alla schede in consultazione
- Aggiunta la possibilità di eseguire il server Konga in modalità multi-tenant
- Aggiunto il menu “Aiuto” al programma
- Aggiunta la lista delle abbreviazioni da tastiera richiamabile tramite tasto F1
- Aggiunta la stampa Valorizzazione LIFO/FIFO
- Aggiunta la possibilità di aprire i file .EDB (database) e .EBK (backup) tramite doppio click, tramite drag and drop dell’icona del file sul Konga Manager oppure dalla voce di menu “Importa database/backup”; se il database/backup non è nella cartella prevista oppure se si aprono i file da un Konga Client, verrà chiesto di copiare automaticamente i file nella posizione corretta.
- Aggiunta la possibilità di cambiare il carattere usato nelle viste a lista
- Aggiunta all’elaborazione Eliminazione Schede Pregresse la possibilità di cancellare le schede dell’archivio Dati Fatture
- Ottimizzato l’accesso alle schede degli articoli con immagini
- Correzioni varie
Le modalità di aggiornamento sono quelle usuali: tramite l’aggiornamento automatico**, oppure la nuova versione può essere scaricata utilizzando i link che trovate nella pagina di download del sito di EasyByte Software. Di seguito troverete una descrizione dettagliata delle nuove funzionalità che permettono la creazione dei file XML per eseguire la “Trasmissione telematica all’Agenzia entrate dei dati delle fatture emesse e ricevute”.
Archivio Dati Fatture
Questo archivio deve essere utilizzato per memorizzare i dati che saranno utilizzati per generare il file XML da trasmettere all’Agenzia delle Entrate. I dati presenti nelle schede dell’archivio corrispondono esattamente a quelli che verranno trasmessi e il programma permette di alimentare l’archivio Dati Fatture automaticamente, partendo dall’archivio Movimenti IVA, ovvero dalle registrazioni IVA presenti nella contabilità. Per inserire automaticamente i dati in questo archivio si utilizzerà la stampa/elaborazione denominata “Trasmissione dati fatture” (descritta nella prossima sezione).
L’archivio Dati Fatture è organizzato a tre livelli: Anagrafica, Fatture e Dettaglio IVA. È possibile abbinare sino a 1.000 fatture (o note di credito) ad ogni scheda anagrafica e sino a 1.000 dettagli iva per ogni fattura. Il limite di 1.000 documenti per scheda è dato dalle specifiche del formato del file XML:
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/Nsilib/Nsi/Strumenti/Specifiche+tecniche/Specifiche+tecniche+comunicazioni/Fatture+e+corrispettivi+ST/
Le schede dell’archivio dati fatture appena registrate avranno lo stato “Inserito”, nel momento in cui i dati presenti nella scheda saranno stati utilizzati per generare (in modo definitivo) il file XML lo stato passerà a “Definitivo” e il programma assegnerà automaticamente il numero progressivo di trasmissione, ovvero il numero progressivo che è stato utilizzato durante la generazione del file. A seguito della trasmissione del file XML, l’Agenzia delle Entrate comunicherà un numero di protocollo di trasmissione, in seguito identificato come ID di sistema, che potrà essere assegnato a tutte le schede che hanno uno specifico numero di trasmissione (utilizzando anche per questa operazione la stampa “Trasmissione dati fatture”).
Nell’area denominata “Fatture” vengono visualizzati i dati salienti dei documenti abbinati a questa scheda. Per consultare il dettaglio di un documento sarà necessario selezionare una riga e premere l’apposito pulsante per la consultazione e/o modifica.
Tramite la finestra di dettaglio è possibile consultare, modificare e inserire i dati del singolo documento abbinato al cliente o fornitore.
Trasmissione Dati Fatture
Questa stampa/elaborazione è stata prevista per assistere l’utente nella generazione del file XML contenente i dati delle fatture emesse e ricevute nel formato previsto dall’Agenzia delle Entrate.
La procedura prevede nella maggior parte dei casi tre fasi: aggiornamento dell’archivio dati fatture, stampa di controllo dei dati e generazione del file XML. Inoltre sono previsti quattro tipi di operazione: trasmissione, assegnazione id di sistema, rettifica dei dati e annullamento dei dati.
Trasmissione dei dati
Questa è certamente l’operazione che dovrà essere utilizzata inizialmente e che sarà comunque la più utilizzata (supponendo di non dover ricorrere spesso alla rettifica o all’annullamento). La fase di aggiornamento legge i dati dall’archivio movimenti IVA, selezionandoli in base ai parametri indicati dall’utente (tipicamente da data … a data …) e genera le corrispondenti schede nell’archivio dati fatture, ottenendo così i dati pronti per essere controllati e scritti nel file XML. I dati vengono raggruppati per cliente o per fornitore sino ad un massimo di 1.000 documenti per scheda, quindi nei casi in cui ci siano più di 1.000 documenti per un cliente-fornitore, verranno create due o più schede intestate allo stesso cliente. L’elaborazione di aggiornamento dovrà essere eseguita almeno due volte, una per le fatture emesse e una per le fatture ricevute. Al termine dell’aggiornamento il programma stamperà un riepilogo delle operazioni eseguite, indicando quante schede sono state create e il “numero di generazione” che è stato assegnato a queste schede; il numero di generazione sarà utile successivamente per poter selezionare queste schede per eseguire la stampa di controllo e la generazione del file XML.
La stampa di controllo serve per verificare che i dati inseriti dall’operazione di aggiornamento siano corretti e pronti per la scrittura del file XML.
La Generazione del file XML creerà uno o più file XML che saranno poi da firmare digitalmente e inviare tramite un intermediario o direttamente tramite il portale web predisposto dall’Agenzia delle Entrate (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/). Occorre notare che nella fase di generazione del file XML il programma potrebbe generare più di un file, perché nelle specifiche del formato vi è un limite al massimo di 1.000 clienti o fornitori per file, numero che si può raggiungere abbastanza facilmente. Al termine della generazione dei file, il programma domanderà all’utente se l’operazione è da considerarsi definitiva, in caso di operazione definitiva le schede interessate dell’archivio dati fatture passeranno allo stato “Definitivo”, gli verrà assegnato il numero progressivo di trasmissione e la data e l’orario del cambio di stato.
Assegna ID di sistema
Dopo aver trasmesso il file XML, l’Agenzia delle Entrate ritorna un numero di protocollo di trasmissione (ID di sistema) che dovrà essere abbinato alle schede dell’archivio dati fatture che sono state l’origine dei dati del file XML. Questa ID di sistema sarà utile se poi quel dato dovrà essere rettificato o annullato. L’operazione Assegnazione ID serve appunto per assegnare l’id di trasmissione: l’utente dovrà indicare l’ID di sistema e il numero di generazione delle schede a cui abbinare questo ID di sistema, al termine della stampa il programma mostrerà il riepilogo delle operazioni effettuate, le schede interessate saranno passate allo stato “Trasmesso” e verrà assegnata la data e l’orario del cambio di stato.
Rettifica dati
Sia la rettifica, sia l’annullamento si basano su di un concetto implicito di “posizione” della fattura all’interno del file XML trasmesso a suo tempo. La posizione è “assoluta”, non dipende dall’organizzazione gerarchica del file XML, ma solo dalla posizione dell’elemento “DatiFatturaBodyDTx” rispetto all’inizio del file (quindi non c’è distinzione tra un cliente e il successivo, la posizione parte da 1 ed arriva a N, dove N è il numero totale delle fatture presenti nel file XML trasmesso). Questo attributo è gestito da Konga nel momento in cui si conferma la generazione definitiva del file XML: oltre ad assegnare alle schede coinvolte il numero di trasmissione e assegnare lo stato “Definitivo”, anche le singole righe delle schede vengono aggiornate popolando il campo posizione in base al contenuto del file XML.
Il formato del file XML permette la possibilità di rettificare una sola fattura per elemento “DatiFatturaBodyDTE” o “DatiFatturaBodyDTR”, di conseguenza le schede di dati fatture che hanno il tipo “Rettifica”, dovranno avere sempre e solo una riga di dettaglio fattura.
La procedura per rettificare un dato già trasmesso prevede l’esecuzione della fase di Aggiornamento indicando l’ID di sistema e la posizione del documento che si vuole rettificare (si tratterà di una scheda in stato “Trasmesso” e che quindi avrà già il campo ID sistema assegnato e le posizioni abbinate alle singole fatture). Al momento dell’esecuzione della stampa il programma verifica se esiste una fattura con i parametri specificati e, in caso positivo, inserirà una nuova scheda nell’archivio dati fatture: la nuova scheda sarà identica alla scheda trasmessa, con la sola differenza che lo stato sarà “Inserito”, il tipo operazione “Rettifica”, l’ID di sistema sarà vuoto, l’ID di sistema originario sarà uguale a quello presente sulla scheda da rettificare e nella lista delle fatture abbinata vi sarà sempre solo una fattura (quella selezionata). Nella riga della fattura la posizione sarà vuota e la posizione originaria sarà uguale a quella della scheda da rettificare.
L’utente dovrà apportare le rettifiche opportune alla scheda appena creata ed eseguire la stampa di controllo per verificare che i dati siano corretti.
La Generazione del file XML creerà un file pronto per la firma digitale e la trasmissione, se eseguita in definitivo le schede rettificate passeranno allo stato definitivo e verrà loro assegnato il numero di generazione.
Una volta in possesso del protocollo di trasmissione sarà necessario eseguire l’Assegnazione ID sistema, in modo che il programma memorizzi l’ID di sistema sulle schede dati fatture.
Annullamento dati
L’annullamento dei dati può essere di due tipi: annullamento di un intero file già trasmesso (probabilmente il più comune), oppure annullamento di una singola fattura presente in un file già trasmesso (non è possibile generare un file XML che annulli più di una fattura).
Eseguendo l’Aggiornamento quando l’operazione è impostata ad Annullamento dati, sarà necessario indicare un ID di sistema oppure un ID di sistema e una posizione. Al termine dell’aggiornamento, se definitivo, verrà creato il file XML e verrà creata una scheda nell’archivio dati fatture con tipo operazione “Annullamento”, stato “Definitivo” e il solo ID di sistema originale oppure la coppia ID di sistema originale e posizione. Nel primo caso (ID di sistema) significa che verrà annullata l’intera trasmissione, nel secondo caso verrà annullato solo il dato presente alla posizione indicata (posizione originale).
** L’aggiornamento automatico all’ultima versione non è previsto per le versioni server (daemon o servizio), questo significa che gli utenti del modulo “S” dovranno scaricare il programma di installazione e installare manualmente la versione aggiornata sulla postazione server. Per gli utenti della piattaforma Linux sarà sufficiente richiedere un aggiornamento software per scaricare il pacchetto aggiornato (da console: sudo apt-get upgrade).
Konga: contabilità e gestione aziendale 